Software di reporting per hotel: quali numeri contano davvero

L'occupazione e l'ADR da sole sono fuorvianti.

Prendi un hotel da 40 camere per un mese di 30 notti. Si tratta di 1.200 pernottamenti disponibili ed è il denominatore di quasi tutto ciò che vale la pena conoscere.

Nel mese di marzo l'hotel ne vende 960 a una media di £ 90. Ciò corrisponde all'80% di occupazione, £ 86.400 di ricavo per camera e un RevPAR di £ 72. Ad aprile ne vende 720 a una media di £ 130. Si tratta del 60% di occupazione – una cifra che preoccuperà un proprietario che chiede solo informazioni sull’occupazione – £ 93.600 di entrate della camera e un RevPAR di £ 78. Aprile è stato più tranquillo, ha avuto un aspetto peggiore rispetto alla cifra richiesta dalla maggior parte delle persone e ha guadagnato £ 7.200 in più.

RevPAR, il ricavo per camera disponibile, corrisponde all'occupazione moltiplicata per l'ADR. Ecco perché è la prima cifra che vale la pena avere: non può essere lusingata scontando una casa piena, e non può essere lusingata mantenendo il tasso in una casa vuota. Ciascuna leva da sola muove uno dei suoi due componenti e regala l'altro.

ADR porta con sé la propria trappola. È una media di ciò che è stato venduto, mai di ciò che è stato offerto. Un mese con trenta camere vendute a £ 200 e 690 vendute a £ 127 produce quasi lo stesso ADR di un mese fisso a £ 130, e i due mesi necessitano di risposte completamente diverse. Una media che non si muove mai non è prova di stabilità;è la prova che nessuno ha guardato sotto.

RevPAR non sa quanto costa la stanza da vendere.

Due hotel terminano il mese di aprile con un identico RevPAR di £78 e un identico ricavo per camera di £93.600. Il primo ne vende il 70% attraverso canali commissionati;il secondo vende il 30%. Con una commissione del 15%, il primo paga £ 9.828 e il secondo £ 4.212. Il divario è di £ 5.616 in un solo mese – circa il 6% delle entrate delle camere – e non appare da nessuna parte in un rapporto che si ferma al RevPAR.

Questo non è un argomento a favore della disattivazione della distribuzione. La portata costa denaro e spesso ne guadagna, e un hotel che riempie un febbraio morbido attraverso un canale ha acquistato qualcosa di reale. È un argomento per una seconda colonna. Una volta che il costo della vendita è visibile, la decisione sul canale diventa un confronto piuttosto che una discussione di principio.

Le spese di pagamento, le spese del motore di prenotazione e il costo di un soggiorno cancellato e riprenotato appartengono alla stessa colonna. Nessuno di essi è grande da solo;insieme fanno la differenza tra un mese che sembrava bello e un mese che lo era.

L'industria dispone già di un vocabolario per questo. USALI, lo standard del settore alberghiero per il reporting finanziario e operativo, ha come data di adozione obbligatoria il 1° gennaio 2026 per la sua 12a edizione rivista. Un indipendente di 40 stanze non ha bisogno di adottare un principio contabile completo. Ha bisogno che le sue definizioni restino ferme da un mese all’altro, e prenderle in prestito da uno standard pubblicato costa meno che inventarle.

Il mese scorso è storia. Sui libri c'è la decisione.

Quasi tutti i resoconti alberghieri descrivono un periodo già terminato. Niente può essere cambiato. L'unica cifra su cui un operatore può ancora agire è ciò che è già stato venduto per notti non ancora avvenute.

Il 1° agosto un hotel riserva 340 pernottamenti per settembre. Il 1° agosto dello scorso anno ne ospitava 400 per il settembre successivo. Il numero utile non è l'occupazione finale dello scorso settembre. Si tratta di 60 pernottamenti in ritardo nello stesso tempo di consegna, ed è disponibile ora anziché a ottobre. Questa cifra è ciò che giustifica l’apertura di una tariffa, il rilascio di un’allocazione o la spesa per una campagna, mentre c’è ancora settembre da vendere.

Due parole descrivono questo, ed entrambe vale la pena usarle con precisione. Il ritiro è ciò che è stato aggiunto in un periodo per un periodo futuro. Pace è dove si trova l'hotel rispetto allo stesso punto dell'anno scorso. Il ritiro ti dice la direzione;il ritmo ti dice se la direzione è abbastanza buona.

Il problema è che il ritmo funziona solo se qualcuno ha registrato la posizione nello stesso punto l'anno scorso. La maggior parte degli hotel scopre durante il primo anno di tentativi che nessuno lo ha fatto. Alcuni sistemi possono ricostruirlo dalle date di prenotazione;molti non possono, e le cancellazioni di solito rendono la ricostruzione inaffidabile. Una sola riga scritta ogni settimana non costa nulla e risolve definitivamente la questione.

La maggior parte degli argomenti di reporting sono argomenti di definizione.

Il modo più veloce per indurre un hotel a diffidare dei propri dati è lasciare che due sistemi rispondano alla stessa domanda in modo diverso, entrambi correttamente.

Prendi nuovamente posto in quell'hotel da 40 camere. Quattro camere sono fuori servizio per tutto il mese, quindi 120 dei 1.200 pernottamenti non possono essere venduti. L'albergo ne vende 885. A fronte di 1.200 pernottamenti disponibili cioè il 73,8%. Contro i 1.080 che potrebbe effettivamente vendere è l'81,9%. Otto punti di differenza, un mese, nessun errore da nessuna parte e due persone che difenderanno ciascuna il proprio numero in una riunione.

Lo stesso vale per l'IVA. Una quotazione ADR lorda non è paragonabile a una quotazione ADR netta, e un hotel che mescola i due sistemi trascorrono un anno a discutere sul posizionamento tariffario senza mai perdere. La notifica IVA 709/3 dell'HMRC copre anche depositi e cancellazioni: un deposito prelevato e trattenuto quando un ospite cancella non è automaticamente escluso dall'ambito di applicazione dell'IVA, e il luogo in cui quel denaro finisce nei tuoi rapporti è una decisione che qualcuno deve prendere una volta, per iscritto.

La guida alla trasparenza dei prezzi della CMA spinge sulla stessa linea dal lato dell'ospite, coprendo commissioni, tasse e spese obbligatorie all'interno del prezzo indicato. Se nel totale visualizzato dall'ospite appare un addebito obbligatorio, decidi una volta se si tratta delle entrate della camera o di altre entrate. In caso contrario due segnalazioni non saranno d'accordo tra loro e con la ricevuta dell'ospite.

Nessuna delle domande seguenti ha una risposta corretta. Hanno la risposta di un hotel e il valore deriva dallo scriverlo accanto al numero piuttosto che dalla scelta giusta.